W jaki sposób uzasadnić, że forma wsparcia A, realizowana za pomocą działań B i C, realizuje potrzebę D rozwiązując problem E?

Właśnie skończyłam przygotowywanie 2 wniosków o dofinansowanie. Ze względu na opóźnienie w dostawie koncepcji merytorycznych (opis zawartości projektu) , które dostałam zaledwie tydzień temu, przygotowanie wniosku o dofinansowanie i wymyślenie projektów było niezwykle trudne. Ale jestem zawodowym pisaczem wniosków, kocham to, co robię i cenię sobie wyzwania, traktując je jako narzędzia do samodoskonalenia i rozwoju kompetencji. Po tygodniu bardzo ciężkiej pracy i nikłej ilości snu oraz pochłonięciu niesamowitej ilości kawy i czekolady mam kilka refleksji. pierwsza z nich dotyczy kreatywności w projektach. uważam, ze do pisania i realizacji projektów kreatywność jest niezbędna.

Kreatywność postrzegana jest często jako zdolność / umiejętność wymyślania „czegoś z niczego”. Spotkałam się już na rozmowach o pracę z rozwiązaniem zagadek logicznych, pytaniami praktycznymi o konkretne pomysły / rozwiązania danej sytuacji czy określeniem maksymalnej liczby zastosowań zaprezentowanego spinacza do papieru. Jednak bardzo często kreatywność to po prostu sztuka rozwiązywania problemów. Kreatywność w pisaniu projektów jest niezwykle ważna, podobnie jak w ich realizacji. Przygotowanie projektu to wieloetapowa praca, przy czym opracowanie koncepcji merytorycznej zawartości projektu (zgodnej z wymaganiami konkursu, opisem celów szczegółowych programu operacyjnego, wpisujących się w możliwe do realizacji w danym naborze formy wsparcia i ich zakres) jest najłatwiejszą pracą. Od koncepcji merytorycznej wszystko się zaczyna. Koncepcja powinna być odpowiedzią na zdefiniowane problemy określone i zdiagnozowane w projekcie lub dokumentach programowych czy analizach społeczno – gospodarczych w obszarze interwencji, czyli na terenie danego kraju, regionu, obszaru terytorialnego, gdzie będzie realizowany projekt, w obrębie grupy docelowej (studenci, pracujący, bezrobotni, kobiety itp.). Koncepcja merytoryczna odpowiadająca na problemy jest zawsze elementem, od którego startujemy z pisaniem projektu. Częściej jednak zdarza się, że nasza sytuacja zmusza nas do tego, aby najpierw wymyśleć, co chcemy / możemy zrobić w projekcie, a dopiero potem dopasowywać to do diagnozy potrzeb. Nie jest to zgodne z ideą unijną, ale niestety wymuszone przez warunki konkurencyjności i istnienia na rynku. I tutaj znów jest niezbędna kreatywność – w jaki sposób uzasadnić, że forma wsparcia A, realizowana za pomocą działań B i C, realizuje potrzebę D rozwiązując problem E??? To z uwagi na zakres działań uzasadniamy potrzebę ich realizacji w odniesieniu do potrzeb uczestników (grupy docelowej). To zakres tych działań definiuje nam zadania w projekcie, harmonogram oferowanego wsparcia, czyli realizacji projektu, ich budżet, potrzebne zasoby, kadrę, zaplecze techniczne/socjalne. Te z kolei czynniki są podstawą do budżetowania, określania wkładu własnego, poziomu kosztów pośrednich, pomocy publicznej i/lub de minimis.

Koncepcja merytoryczna wymaga szczegółowego przemyślenia i analizy niezbędności działań do realizacji projektu i osiągnięcia zaplanowanych wskaźników produktu (czyli odnoszących się do zadań i uczestników) oraz rezultatu (oddziaływania projektu w dłuższej perspektywie czasowej). Zaniedbania na tym etapie powodują niespójność projektu z celami programu operacyjnego czy założeniami konkursowymi. Kreatywne podejście pozwala otrzymać efekt wartości dodanej, zaproponowanie nowych rozwiązań, często nie typowych z punktu widzenia realizatora, ale podnoszących wartość merytoryczną projektu.

Kreatywność jest potrzebna również na etapie wypełniania wniosku w generatorze. Zarówno stary generator EFS POKL jak i nowa POWER SOWA mają w wielu polach ograniczoną liczbę znaków (to po to, aby tacy pisacze jak ja nie tworzyli epopei wnioskowych). Na początkowym etapie wypełniania formularza wniosku pisze się łatwo i przyjemnie. I ta przyjemność snucia planów i wizji, pięknie słowotwórczo opisanych trwa dopóty, dopóki nagle generator nie pokazuje, że kończy nam się limit znaków. Co więcej, pisanie projektu i wypełnianie generatora wniosków to nie jednorazowe podejście. W trakcie procesu twórczego nasza koncepcja ewaluuje, układa się, trawi i zmienia. Zagłębiając się w regulaminy, karty oceny, instrukcje, FAQ, wytyczne okazuje się, ze dobrze byłoby napisać jeszcze TO i TO, TAMTO podkreślić, OWO zaznaczyć. Całe szczęście, że w POWER SOWA’ie jest możliwość boldowania, kursywowania, punktowania i numerowania jak w edytorze tekstu znanym powszechnie. I tu właśnie kolejna odsłona kreatywności: jak zapisać wszystko za pomocą minimalnej ilości prostych, zrozumiałych i krótkich słów (bez używania skrótów – nie zalecane w tej perspektywie), co wyciąć a co zostawić? Jak zamieniać słowa, używać synonimów, aby piękne kształtne zdania koncepcyjne nie były zbyt koślawe i pozostały zrozumiałe? Z mojego doświadczenia wynika, że pisanie wniosku to 30% czasu pracy. pozostałe 70% to upychanie treści w ograniczonej ilości znaków, skracanie, cięcie, dopasowywanie i umieszczanie informacji niezbędnych, które muszą na wszelki wypadek być literalnie napisane we wniosku, aby oceniający nie miał wątpliwości, co oznacza dane stwierdzenie i że realizuje ono jakieś kryterium czy inne założenie

Zdarza się też, że kryteria dostępu, czy (a może przede wszystkim) kryteria premiujące (strategiczne) sprawiają nam trudność i ograniczają dostęp do zdobycia dodatkowych premii punktowych na etapie oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie. Kreatywne podejście do tematu, wyjście poza dotychczasowe doświadczenia i utarte schematy działania, zwiększają szanse na rozwiązania ułatwiające dostęp do premii.

Na każdym etapie przygotowania projektu i wniosku o dofinansowanie należy pamiętać też o kluczowym pytaniu: JAK TO ZREALIZUJĘ? W tym miejscu również pojawia się konieczność kreatywnego rozwiązania powstałych problemów. Już na etapie tworzenia projektu/wniosku o dofinansowanie musimy wiedzieć, w jaki sposób będzie przebiegać realizacja projektu. W jaki sposób zrealizujemy polityki horyzontalne, w jaki sposób wykorzystamy zapisy wytycznych, kwalifikowalności, zasady równości i niedyskryminacji oraz nasze regulaminy i przepisy wewnętrzne i krajowe, które często ograniczają naszą swobodę działań (w szczególności, gdy w grę wchodzą środki unijne).

Kreatywność dotyczy również „chwytliwego” tytułu projektu – zwiększa to szansę na zainteresowanie uczestników czy społeczeństwa a także ułatwia działania informacyjno – promocyjne.

Z kreatywnością w projektach nie można jednak przesadzić. Pamiętajmy, że wnioski oceniają urzędnicy, osoby postronne, z zasady subiektywnie patrzące na zapisy wniosku. Ocena projektu zależy od ich oceny (łącznie wniosek oceniają dwie osoby, w szczególnych przypadkach powoływana jest trzecia osoba). W naszej gestii jest więc, aby przygotować formularz wniosku w sposób jasny, klarowny, przejrzysty i zrozumiały dla tych osób, które będą czytać i przyzwać punkty. Zbyt duża fantazja czy przesadny zakres merytoryczny (na etapie sporządzania koncepcji merytorycznej nie trudno popłynąć na falach fantazji i życzeń, wspaniałych –acz często nierealnych – wizji i własnych zachcianek projektowych) obniżą naszą wiarygodność. Mogą również prowadzić do niezrozumienia tematu przez komisję oceny wniosków/projektów i tym samym obniżyć ocenę.

Realizacja projektu – gdy otrzyma on dofinansowanie – to oddzielny temat na oddzielny wpis. Potrzeba kreatywności na etapie realizacji działań (zwłaszcza chaotycznych i nie do końca przemyślnie zaplanowanych) pojawia się w zasadzie przy okazji każdego problemu, na jaki napotykamy. Pamiętajcie zatem, że dobrze zaplanowany, przemyślany projekt i jego odzwierciedlenie we wniosku o dofinansowanie znacznie ułatwiają późniejszą realizację i ograniczają ryzyko niepowodzenia w realizacji działań i osiąganiu wskaźników.