Zastanawiasz się czasem, od czego zależy sukces realizacji dotowanego projektu? Jest kilka czynników, które decydują o tym, czy projekt jest zrealizowany z sukcesem, czy jest porażką. Definiowanie sukcesu jest dość subiektywną sprawą – sukces może być mierzony np. wskaźnikami realizacji projektu (w aspekcie wskaźników produktów i rezultatów), może być liczony czasem realizacji projektu (czyli np. wykonaniem inwestycji w terminie), dla niektórych sukces projektu to brak konieczności zwrotu dotacji czy realizacja bez odsetkowa, a jeszcze inni mogą identyfikować sukces jako efektywną, synergiczną współpracę zespołu.

Chcę się dzisiaj podzielić pewnym sekretem: rzetelnie, z rozmysłem, realnie zaplanowany projekt to źródło satysfakcji na etapie realizacji. Kiedyś tak zaplanowałyśmy z koleżanką projekt, że z całego budżetu (ponad 80000 zł) zostało nam 20 zł (z oszczędności z zapytania konkurencyjnego). Jak to możliwe? Dokładnie wszystko przemyślałyśmy i rzetelnie oszacowałyśmy koszty / wydatki (na podstawie prawdziwego rozeznania rynkowego, dokładnie wiedząc, czego chcemy, co jest potrzebne i czego będziemy oczekiwać na etapie realizacji projektu). Każdy wydatek był efektywnie zaplanowany i racjonalnie poniesiony oraz niezbędny do realizacji projektu w ujęciu budżetu zadaniowego.

W jaki sposób osiągnęłyśmy sukces? Wszystko, co wymyśliłyśmy do realizacji celów projektu, każde zadanie, każde działanie, każdy najmniejszy element realizacji był przez nas analizowany na etapie tworzenia projektu i później na etapie wnioskowania pod kątem tego, w jaki sposób to fizycznie zrealizujemy, gdy projekt otrzyma dofinansowanie i trzeba go będzie zrealizować zgodnie z założeniami zawartymi we wniosku.

 

Środki europejskie są asygnowane na przemyślane, spójne, realne koncepcje, zakładające realizację projektów realizujących postulaty polityk horyzontalnych Unii Europejskiej w danej perspektywie finansowej. Unia da pieniądze na projekty, które dają z siebie coś Unii. Projekty nie są po to, aby przedsiębiorca czy instytucja się wzbogaciła czy zwiększyła swoją konkurencyjność – to ma drugie dno, UE nie obchodzi konkurencyjność przedsiębiorcy. Obchodzi ją to, że w wyniku projektu przedsiębiorca rozszerzy ofertę, podniesie jakość, zmniejszy zużycie wody, prądu, zmniejszy wytwarzanie odpadów czy CO2 i w związku z tym będzie miał większe zyski więc zatrudni więcej ludzi, będzie bardziej EKO czy przyczyni się do ochrony środowiska. To są cele UE. Od tego trzeba zacząć. Unia da przedsiębiorcy czy instytucji finansowanie na projekt, który przyczyni się do realizacji w sposób efektywny i racjonalny, unijnych założeń polityk horyzontalnych.

Aby temu sprostać, należy dokładnie przemyśleć i zaplanować projekt. Nie może być tak, że wpisujesz w projekt : „misje handlowe” – 3 szt. cena jednostkowa (koszt/wydatek) na poziomie 3500,00 zł. Na etapie projektowania musisz mieć zwartą i pełną koncepcję – gdzie, dokąd pojedziesz, po co, w jakim celu, z kim? Jakie będą koszty, z czego one wynikają? Jak zostały skalkulowane? Jakie będą efekty tej misji i prawdopodobne korzyści, które przyczynią się do realizacji celu głównego projektu.

Z mojego doświadczenia nieustannie wynika, ze wnioskodawcy skupiają się na wizji posiadania. A tu trzeba o krok dalej pójść.

Zasada: Unia daje, Pani Kasiu, trzeba brać, nie wiem na co, co Pani, Pani Kasiu proponuje? – w tej perspektywie finansowej będzie w zasadzie niewykonalna.

Dobrze zaplanowany projekt, spójna koncepcja, racjonalna i efektywna w realizacji sprawia, że projekt jest łatwy w realizacji. No, może nie łatwy, ale przynajmniej zmniejsza się ryzyko tego, że coś nie zostało przewidziane, zaplanowane. Jeśli na etapie projektu spróbujesz sobie wizualizować cel, a potem zaplanujesz i przeanalizujesz działania, które mają doprowadzić do osiągnięcia tego celu, wówczas zmniejszysz ryzyko niepowodzenia projektu. Zobaczysz wiele więcej płaszczyzn, czynników, kosztów, które należy uwzględnić. Nie będziesz później tracić czasu na zastanawianie się, gdzie (w sensie dokąd) można zorganizować te zaplanowane misje, żeby były 3, żeby były biznesowo efektywne (a nie tylko krajoznawczo efektowne), i żeby się zmieścić w kosztach.  Te wszystkie (i inne mniejsze) problemy i rozterki nie zakłócą realizacji projektu jeśli przyłożysz się do jego przygotowania.